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Problèmes rencontrés et leçons tirées​

Bien que des directives de gestion financière aient été élaborées afin de faciliter le processus de gestion des fonds du recensement, les pays peuvent rencontrer des difficultés qui perturbent le travail. Il convient donc de mettre en place des mécanismes afin de garantir le bon déroulement des opérations. Le Kenya a été confronté aux difficultés suivantes :

  • Le transfert-l'indisponibilité des signataires obligatoires des comptes du recensement a entravé le transfert rapide des fonds destinés à faciliter les activités du recensement.

  • La Banque centrale du Kenya a fixé des limites au montant pouvant être retiré du compte bancaire, ce qui a rendu les processus de paiement longs et fastidieux.

  • Des procédures comptables irréalistes ont été mises en place, d'autant plus que certaines activités se chevauchaient et qu'il était exigé de rendre des comptes immédiatement après chaque activité.

  • Lors des différents paiements effectués au personnel du recensement, de nombreux cas de refus bancaires ont été enregistrés en raison de comptes bancaires dormants ou inactifs, associés à des coordonnées bancaires inexactes.

Bien que des directives en matière d'approvisionnement aient été élaborées afin de faciliter le processus d'acquisition du matériel nécessaire au recensement, les pays sont confrontés à des difficultés qui peuvent perturber le travail. Il convient donc de mettre en place des mécanismes afin de garantir le bon déroulement des opérations. L'approvisionnement en biens, travaux et services concernant le recensement de la population du Kenya de 2019 a posé certains défis malgré la planification en temps opportun du sous-comité chargé des achats, dont les leçons suivantes peuvent être tirées :

  • Absence d'étude de marché nationale permettant d'identifier les grandes entreprises de production afin de planifier correctement l'approvisionnement au niveau local ou international. Si cela n'est pas réalisé, cette situation entraînera des retards dans la fourniture de certains articles en raison des quantités importantes requises, alors que les fournisseurs sous contrat ont dû importer les matériaux.

  • De nouvelles exigences en matière d'approvisionnement qui n'étaient pas initialement prévues dans le plan et le budget d'approvisionnement du recensement peuvent apparaître. Par exemple, lors du téléchargement de cartes sur des appareils mobiles, celles destinées aux zones urbaines ont échoué, ce qui a nécessité un recours à l'impression, qui n'était pas prévu. Les imprimantes étant insuffisantes, il a fallu externaliser les services d'impression au lieu de les réaliser en interne comme prévu.

Voici quelques-uns des défis rencontrés au Kenya et dans certains autres pays africains :

  • Le matériel nécessaire au recensement a été acheté à temps, mais d'autres articles ont subi d'importants retards dans le processus d'approvisionnement. Cette situation s'explique par le fait que les fournisseurs ont dû importer la quasi-totalité des articles et ont dû effectuer plusieurs livraisons dans les différentes régions.

  • Le matériel de recensement a été livré en petits lots aux centres de recensement en raison du manque de temps, ce qui a entraîné des coûts très élevés.

  • Le manque de moyens de transport concernant les documents du recensement en raison d'une sous-estimation flagrante des quantités et du budget.

  • Une partie du matériel, notamment les manuels des agents recenseurs, n'a pas été imprimée en quantité suffisante, ce qui a entraîné des retards d'expédition.

  • Dans certaines régions, les fournitures n'ont pas été acquises en temps voulu, ce qui a conduit les comités régionaux de recensement à solliciter le CCR afin qu'il procède à l'acquisition du matériel et évite tout retard.